專線貨運企業回單都有哪些管理辦法?

1、回單的時效

 

門市制單時客戶對回單時間有特殊要求的,須在運單上注明回單的時間要求,各貨場須按運單上的時間要求及時將回單傳回公司;

 

任何回單的傳回時間不得超過門市制單時間的7天。

 

2、回單的安全

 

回單的傳遞:

 

必須以貨物的方式進行制單,并在運單上注明回單的份數及回單的要求,并以信封包裝方式編號,門市須在運單上注明回單與該回單貨物的編號,回單收單人為貨場經理及財務,回單到達目的地時,貨場經理及財務須簽字后告知回單送貨人員回單要求。

 

大客戶回單:

 

由客戶服務部向各門市及貨場做要求門市應在備注填寫回單簽收要求,各貨場須按此要求進行回單簽收操作,如回單遺失及時聯系客服部進行查找,一天未果及時告知回單管理員,由回單管理員與客戶協商其補救辦法,若無法補救,貨場須要求收貨方按回單要求打收條或在收貨憑證上簽字、蓋章,規避貨物風險責任,該手續傳回給回單管理專員,由回單管理專員整理存放,

 

回單的傳回方式要求:

 

將回單的原信封保存好,待回單操作完成將回單裝于原門市回單信封內,并以返貨的方式制單、編號,收貨人為公司票務室回單管理專員收,若原信封丟失須將回單在門市的原編號注明于信封上,并在回單上注明貨物原編號,回單管理員每日例行到返貨中心辦理取回單手續,確?;貑位爻啥驾^好時間傳遞到客戶處,并根據回單情況錄入電腦備查。

 

回單管理員:

 

必須每日整理一次各門市及貨場的回單情況、并根據回單管理辦法對各門市、貨場回單情況進行及時跟蹤、監督并記錄,出現回單傳遞速度慢、丟失的貨場,較好時間查找并向主管反饋,每月交回單情況總表傳于主管及監察部。

 

單據標準:

 

門市對當日需簽回單及回單付款的單據統一使用一本貨物運輸明細作清單,該清單為一式三聯,較好聯存根,第二聯貨場,第三聯票務室留存(第二聯須隨貨同行至貨場;第三聯連同當日運輸合同存根聯傳票務室);

 

貨場單據傳遞:

 

貨場按當日門市回單清單對回單進行清理,每日需向票務室回單管理員說明今日回單收取情況(形式同客服部報貨);

 

凡簽收好的回單,需當日做清單回傳票務室收,不可多日放于貨場,以免遺失;

 

回單保存期限:

 

該回單清單各相關部門的保存期限不得底于6個月。

 

回單管理人員與回單收款人員的交接

 

回單管理專員在收到回單時,必須盡快整理好回單,再將回單按要求分類,無須收款的回單將做好記錄及時傳到各相關門市,第二日對回單進行跟蹤,回付款回單分類交回單收款人員,并做好回單交接手續,在電腦上備份,對回付款的收款情況進行督促,出現問題向財務部、監察部、營運部及時反映。

 

合同客戶回單簽單要求

 

公司簽訂的合同客戶,必須將回單的簽收要求及結款日期告知回單管理員及各貨場負責人及財務。每月3日以前將上月的回單結款情況明細表在中轉中心制單傳至各貨場經理及財務,客戶服務部并對該表的傳遞進行傳遞并跟蹤。各貨場發現問題及時與票務室回單管理專員進行核對及調查。

 

回單結款

 

收貨門市在無綜合業務部告知票務室前提下不得擅自采取回單付款方式,若采取該方式票務室將對該單視為已付款;

 

回單收款人員在接到回單管理員交給的回單時,必須盡快跟收款項目客戶核對回單情況及收款明細金額,嚴格在合同結賬期限內完成收款;

 

若因客戶原因造成回單結賬緩慢并無法協調公司將終止該合同,并在10天收回所有運費;

 

綜合業務部回單項目收款人員在收到回單付款后,由票務室回單管理專員出相應數據后將所收款交予公司出納,并收領該款收據,禁止延遲繳款或將該款項另作它用;

 

票務室回單管理專員每周定期向主管、財務經理、監察部、傳遞回單項目收款明細表;

 

為加強回單管理,提高各部門對回單的重視性及減少客戶關于回單的投訴、回付款無法結款的損失,經公司商定特制定以下管理辦法,該辦法與此前公司出臺的回單管理辦法進行補充。

 

各門市后貨門店:回單為一單貨物,在開相應回單單號時,必須開具與貨物單號相連的單號,并在回單上注明貨物單號的編號(不可將回單票號寫于回單上面);信封上編號為回單原有單號。

 

各貨場:為提高回單回傳的時效性,現規定從2010年1月份開始如貨場回單超過一月仍未簽好回傳的,將不予以發放該貨場的工資(同提付款欠票管理方案一致),直至該貨場回單全部清理完畢,方可發放該貨場的工資。

 

回付款結款員:每周四到票務室領取回單,以提高各項回付款結款時效;

 

回單結款規定周期為兩個月;

 

回單貨物出現貨損由客服部理賠專員與綜合業務部項目結款人員在規定周期范圍內處理完畢,不能因此造成回單延遲結款。

 

回單處罰條例

 

未按時間將回單回傳公司者按10元/單處罰,若因此出現賠償及責任由未履行以上回單要求的門市或貨場負責人承擔全部責任,若合同客戶回單出現傳遞超時,逾期將進行10元/單處罰,若造成無法結帳由責任貨場承擔其運費責任,造成其它貨場結帳延遲,責任貨場承擔其延時責任,并予100元/單的處罰。

 

凡回單回傳時間超過七天者;遇特殊原因提前告知票務室回單管理專員,并由回單管理員注明原因,無任何原因說明的,每天按5元/單進行處罰。

 

回單簽回未達到要求將對貨場負責人進行5元/單的處罰,并由回單管理員傳回貨場及時補簽,造成回單逾期將按回單時效進行處罰。

 

回單丟失造成該運費無法結算,由責任人承擔全部責任,若未造成損失將對回單丟失責任人處于10元/單的處罰。

 

貨場未按回單操作管理辦法操作,造成綜合業務部采取多種補救措施在規定無法結款周期內完成結款,由監察部核實,票務室出數據,由違反回單操作管理辦法的貨場承擔全部責任,當月從違規貨場分配利潤中扣除作為該款項收回并進行分配;

 

在規定周期內務綜合業務部必須完成結款并及時將結款款項交予公司出納處,若無法完成結款,由票務室出該回單結款數據并在綜合業務部結款項目人員工資中扣除,若出現該結款人員工資不足應從整個綜合業務部的工資中扣除,票務室將該扣款金額及貨場分配數據及時傳遞給財務進行利潤分配核算

 

凡門市對回單未做清單的,按20元/次處罰,并補齊當時回單清單;

 

凡貨場未按回單清單清查回單份數及向票務室說明回單接收情況者,一律按20元/次處罰,并承擔掉單的相應管理處罰及承擔連帶責任;

 

凡監察部查帳或財務部票務室查帳發現回單未及時回傳,違者按20元/次處罰;

 

凡回單清單未按要求保存6個月者,一經查實,按50元/次處罰。

 

附則

 

本制度從下發之日起執行。

 

本辦法修訂、解釋權歸財務部票務室。

| 發布時間:2018.11.10    來源:    查看次數:1503
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